 HANKASALMEN KUNTA | TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24§ |
| Rekisterinpitäjä | Hankasalmen kunta/Hankasalmen kirjasto/y-tunnus 0174035-0 Rantakalliontie 3, 41520 Hankasalmi 014-2671249, kirjasto@hankasalmi.fi |
| Rekisterin yhteyshenkilö | Sari Kanniainen Rantakalliontie 3, 41520 Hankasalmi 014-2671249, kirjasto@hankasalmi.fi |
| Tietosuojavastaava | Lea Pakarinen Keskustie 41 41520 Hankasalmi 014 267100 hankasalmi@hankasalmi.fi |
| Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus | Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kirjastopalvelujen järjestäminen. Kirjastot käyttävät rekisteriä lainauksenvalvontaan, perintään, tilastointiin, viestintään, verkko- ja mobiilipalveluiden, omatoimikirjastojen ja muiden kirjastopalvelujen tarjoamiseen sekä käyttäjien tunnistautumiseen. Asiakasrekisteri on osa Keski-kirjastojen tietojärjestelmää (kirjastojärjestelmää). Käsittelyn oikeusperuste: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan c-kohta, käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Laki yleisistä kirjastoista (1492/2016) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) Tietosuojalaki (1050/2018) |
| Rekisterin tietosisältö | -Asiakkaan tiedot: asiakas-ID, nimi, henkilötunnus, kirjastokortin tunnus, PIN-koodi (tunnusluku) salattuna, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, asiakaslaji (henkilö, yhteisö), kotikunta, asiointikieli, omatoimikirjaston käyttöoikeus -Asiakkaan erityisellä suostumuksella: lainahistoria -Tilastollista käsittelyä varten: sukupuoli -Asiakastietojen muutokset: tietueen rekisteröintiaika, rekisteröintiyksikkö, tietojen viimeisin muutosaika ja tekijä, viimeisin käyttötapahtuma-aika -Asiakaspostin lähestystapa (eräpäiväilmoitukset, muistutukset, laskut, lainakuitti ja noutoilmoitukset) -Lainauksenvalvonnan tapahtumatiedot: tiedot voimassa olevista lainoista ja varatusta aineistosta, maksut, huomautukset -Lainaajaa koskevat tilastotiedot: lainojen määrä kuluvana vuonna Alle 15-vuotiaan lapsen vastuuhenkilönä toimivan henkilön sekä yhteisöasiakkaan vastuuhenkilönä toimivan henkilön henkilötiedot rekisteröidään vastaavasti. Osa rekisteritiedoista on asiakkaan nähtävissä internetin kautta osoitteissa www.keskikirjastot.fi ja www.finna.fi. Kuvallista henkilökorttia voidaan käyttää rinnakkaisena lainaajatunnisteena asiakkaan halutessa. Lainatiedot säilyvät järjestelmässä nidekohtaisesti kahden viimeisen lainaajan osalta. Kotipalveluasiakkaiden henkilökohtainen lainahistoria säilytetään. Muiden kuin kotipalveluasiakkaiden osalta lainahistoria säilytetään vain asiakkaan antamalla erillisellä suostumuksella. Kirjasto voi poistaa rekisteristä pitkään käyttämättä olleet asiakastiedot. TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS: Tiedot ovat salassa pidettäviä (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 24 §, kohta 32). |
| Säännönmukaiset tietolähteet | Henkilötietojen lähteenä on asiakkaan tai hänen huoltajansa antama ilmoitus. Kirjastot voivat päivittää yhteys- ja henkilötietoja myös väestötietojärjestelmästä. Asiakas voi myös itse päivittää verkkosivuilla osan rekisterin asiakastiedoista (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite). Päivittäminen edellyttää, että asiakkaalla on kirjastokortin tunnus ja PIN-koodi. Aineiston perintätapauksissa tiedot voidaan tarkistaa väestötietojärjestelmästä. |
| Tietojen säännönmukaiset luovutukset | Laskutettavasta aineistosta eli aineistosta, jota ei ole palautettu useista pyynnöistä huolimatta, toimitetaan laskuttavalle yritykselle (Intrum) asiakkaan henkilötunnus, nimi ja yhteystiedot. Alaikäisen tiedoista luovutetaan huoltajan henkilötunnus, nimi ja yhteystiedot. Lisäksi luovutetaan tieto laskutettavista teoksista hintoineen. Verkkomaksut (toteuttaja Paytrail): Asiakkaan suorittaessa maksun verkossa Paytrailin maksurekisteriin tallentuu asiakkaan nimi, maksujen määrä ja syyt. Kirjastokortin numero luovutetaan kirjastojen kulunvalvontaan käytettävälle PV-Supan omatoimikirjastosovellukselle. Aurora-kirjastojärjestelmän asiakasrekisterin ja PV-Supan omatoimikirjastosovelluksen välillä tarkistettavia tietoja ovat kirjastokortin tunnus, PIN-koodi ja ikä. Kirjastokortin numeroa ja PIN-koodia käytetään kirjautumiseen myös kirjaston hankkimissa etäkäyttöisissä verkkopalveluissa (mm. e-kirjat). |
| Tietojen siirto ETA:n tai EU:n ulkopuolelle | Microsoftin Office365 -ympäristöön liittyvän tukipalvelun yhteydessä henkilötietoja voidaan käsitellä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin noudatetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia siirtoperusteita. |
| Rekisterin suojauksen periaatteet | Keski-kirjastojen asiakastietojärjestelmään Hankasalmella tallennettavat asiakastiedot esitäytetään paperisille asiakastietolomakkeille, jotka tuhotaan silppuroimalla. Rekisterin aineisto on digitaalisessa muodossa. Kirjastojärjestelmässä tietoja säilytetään asiakkuuden ajan. Kirjasto voi poistaa rekisteristä pitkään käyttämättä olleet asiakastiedot. Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne työntekijät, viranhaltijat tai tekniset ylläpitohenkilöt, joiden nimenomaisiin työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Tietoja saa käsitellä vain siinä laajuudessa kuin työtehtävät edellyttävät. |
| Tarkastusoikeus | Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, onko hänen tietojaan tallennettu henkilörekisteriin ja mitä tietoja hänestä henkilörekisterissä on. Rekisteröidyllä on: -oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä Tämä tietosuojaseloste toimii informaatioasiakirjana henkilötietojen käsittelystä. -oikeus saada pääsy omiin tietoihin Lähetä kirjallinen pyyntö yhteyshenkilölle. |
| Oikeus vaatia tiedon korjaamista | Rekisteröidyllä on: -oikeus oikaista tietoja -oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä Virheelliset henkilötiedot korjataan välittömästi missä tahansa Hankasalmen kirjaston tai Keski-kirjaston toimipisteessä. Tietojen oikaisupyynnön voi esittää yhteyshenkilölle (kohta 2). Lisäksi rekisteröidyllä on: -oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta. -henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus -oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta. Mikäli käsittelyä suoritetaan rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuen, rekisteröidyllä on edellä mainittujen oikeuksien lisäksi oikeus: -vastustaa tietojen käsittelyä ja vaatia tietojen poistoa. (Tämä tarkoittaa kirjaston asiakkuudesta luopumista). |
[bws_pdfprint display=’pdf,print’]